一般事務職の仕事内容

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一般事務 × 仕事内容

一般事務職の役割

一般事務職の仕事は特別に目立って会社の花形となるようなものではありませんが、企業が事業活動を進めていく上では欠かすことのできないものであり自社を縁の下から支えるという役割を担うことになります。

企業によっても配属される部署によっても担当する業務の幅はさまざまになっていて、経理や庶務などの仕事を兼務するケースや得意とする分野のスキルを活かして専門性の高い業務に従事する例もあります。

一般事務職としての仕事は同僚や上司の業務をサポートするものであり、ひいては自社の利益をも左右し得るものにもなるものです。

そういった意味では、会社の業務効率を引き上げるためのアシスタントとして役割を果たしているということもできるでしょう。

具体的な業務のそれぞれについても、たとえルーティンワークのように思われてもそれぞれ意味があるのです。

書類の作成

一般事務職のスタッフは、職場によって業務フローこそ異なりますが部署内外で必要とされる資料などといった書類の作成にあたります。

会議や商談をスムーズに進める役割を果たすことにもなり、ここでは最低限のパソコンスキルが活きることになります。

電話やメールへの対応

クライアントや社員も含めてかかってきた電話や届いたメールに対応することは、一般事務職として重要な役割です。

その対応次第でやはり自社の業績へ良い影響を及ぼす可能性があり、会話のマナーや言葉の選択なども問われることになります。

来客への対応

取引先の担当者などが自社のオフィスを訪れた際には大体の場合、一般事務職のスタッフがしかるべき場所へ案内して社内の担当者が準備を整えるまでの時間を過ごしてもらいます。

応接室などへの通し方やお茶の出し方ひとつをとっても基本的なマナーなど要求されるものは多く、相手からしっかり教育されているスタッフであるとの評価を受けることもある意味では役割であるということができます。

一般事務の仕事に向いている人

オフィスワークの基本スキルが身についている人

一般事務職が担当する業務ではかなりの割合でパソコンが使用されている昨今、オフィスワークで最低限必要とされるパソコンスキルなど基本的に業務上必要とされるものが身についていることが職種としての適性になります。

どういった職場にせよ文書や表の作成、電子メールの送受信などは共通する業務として任されるものです。

コミュニケーションを得意としている人

一般事務職として働く上では社内はもちろん、会ったことがない相手ともスムーズなコミュニケーションをとることができなければなりません。

1人の社会人として恥ずかしくないマナーを備えていること、敬語を正しく用いることができることなども資質となります。

ホスピタリティ精神がある人

一般事務職は仲間のために、自社のためにまた目の前にいる相手のためにという気持ちを持って働くことで自らの仕事も良いものとなっていきます。

人のための仕事という考え方をすることができるかどうかが、職種としての適性にもなるのです。

一般事務職の仕事のやりがい

一般事務職の仕事はたとえ雑務であるように思われても、そこから膨大な情報を得ることができます。

たとえば書類のコピーひとつをとってもその内容から取引先のことや仕事の詳細、扱っている商品やサービスについてまでさまざまなことをくわしく知ることができやりがいにもつながるのです。

また、一般事務職の仕事はルーティンワークが大部分ながら、気持ちの持ち方や工夫次第によって仕事の幅をどれだけでも広げることができます。

周囲からのニーズへ幅広く応えるだけのものが身につけば、職場のスーパーサブとして大きなやりがいとともに仕事をすることもできるようになります。