秘書の仕事内容

[PR]

秘書の役割

上司の直接的なサポート

担当する上司のスケジュールを管理することは、秘書の役割としてもっとも一般に広く知られているイメージの部分でもあります。

社内での会議や打ち合わせに始まり客先への訪問、出張などに関してスケジュールを調整し確保した上で問題なく予定が遂行されるようにしていきます。

秘書は担当上司の業務に支障が生じないよう、上司への電話連絡や来客に対応することも大切な役割です。

電話にしても来客にしても相手によって取り次ぐべきかどうかなど、その重要度を判断することもある程度の権限として任されています。

来客に対しては案内やお茶出しといった対応も担当する場合があるほか、同席して上司のサポートにあたるケースもあります。

秘書が商談の場などで上司から同席を求められた場合には、知識を提供したり意見を出したりすることなども役割として求められます。

社長や役員ともなると数多くの相手と相対する場面がありますから、それぞれの顔や名前を記憶することも大変であり、そこで代わって情報を自らにインプットした上で必要に応じて伝えるなどサポートにあたることとなります。

企業によって複数の人員を配置して業務を細分化している場合も少なくなく、絶対的に高いスキルを持っていなければならないということはありません。

上司の間接的なサポート

秘書は上司が会議や商談、プレゼンテーションなどに使用する文書を作成することも役割として任されています。

情報収集の指示があれば書籍やインターネット上などから情報を集めた上で資料としてまとめるほか、あとで確認するにあたってわかりやすいように書類のファイリングや仕分けなども行います。

上司に宛てて届いた郵便物や電子メールのチェックはもちろん接待交際にかかわる冠婚葬祭関連の対応、お中元やお歳暮をはじめとした贈答品の手配などは秘書の役割となっています。

そのほか上司が仕事をしやすいようオフィスの掃除や机上などの整理整頓、空調の管理といったところまであらゆる庶務的な業務も担当することになるのです。

秘書の仕事に必要なスキル

パソコンスキル

秘書が上司の使用するさまざまな書類を作成するにあたってはエクセルやワード、パワーポイントなどといったソフトウェアが必須となります。

やはりなんとか文字入力をすることができるという程度よりも、図表や文字修飾なども活用して見やすいものを作ることができるレベルのパソコンスキルがあると仕事への評価も高くなるでしょう。

おもてなしの力

秘書としてサポートする上司は社長や役員など相応の社会的地位があるポストに就いていることが多いため、実務にあたってビジネスマナーは欠かすことのできないものとなっていて社会人として恥ずかしくないだけのものは心得ておきたいところです。

人に対してはおもてなしの気持ちを忘れずに接遇し、また国際化が進んでいる昨今においては外国語による対応をすることができるようにしておいても損はありません。

各種検定

秘書としての能力を証明する検定としては秘書技能検定、秘書能力検定や国際秘書検定などいくつかのものがあります。

検定ば就業するにあたって絶対に必要なものでもないのですが、一定のビジネスマナーや一般常識を備えていると示す尺度にはなるものです。

秘書としての働き方のスタイル

グループ秘書

正社員だけでなく派遣社員などもスタッフとして配置している企業が目立っていて秘書課、秘書室などへ配属されて所属部署の管理職による指示のもとで業務に取り組みます。

一人だけで何人かの上司を担当する場合、また何人かで分担しながら全体の秘書業務を担当するといった場合もあります。

個人秘書

秘書として自分一人が一人を専属で担当する場合であり、とにかく業務全般を任されることになりますから一定レベルの資質は備えていなければなりません。

相手のサポートをするわけですからその業務によって担当する職務内容も大きく異なったものになり、いつも臨機応変に対応しなければならず行動のパターンや傾向などを把握するまでは体力面でも精神面でも大変なところがあります。

チーム付き秘書

プロジェクトチームや研究チームといったようなチームの一員となって、秘書の業務に従事します。

おもにリーダーや主任といった責任者のサポートにあたるほか、事務作業やチーム内における連絡業務の仲介役などとしても機能します。