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面接は何度経験しても緊張するという人が多いでしょう。緊張の面接を終えて、あとは結果の連絡を待つのみ・・・。面接で上手く伝えられなかったことや、上手くいったことを頭の中で反復し、後悔したりニヤニヤしたりと忙しいでしょうが、他にも考えるべきことがあります。
それが、お礼状です。面接が終わったら、後は結果連絡までやることが無いか。いいえ、お礼状を出すということが残っています。必ず出すべきものでもありませんが、出しておいたほうが良いでしょう。
そこで、お礼状はどのようにして書けばよいのか、コツをお教えします。
コツを知る前におさらい！ お礼状はなんで書くのか
社会的に必要であるからという理由
まず、お礼状は社会的に必要だと考えられています。面接のために時間を割いてもらったり、こちらの都合の良い曜日に合わせてもらったりと、人事側にさまざまな調整をしてもらっていることでしょう。そのことに対してのお礼を込めて、社会的な慣例としてお礼状を送るのです。最近ではお礼状の慣習も薄れてきています。引っ越しの挨拶のようなものです。
人事に対して好印象を与える材料になるという理由
社会的な慣習だということのほかに、面接後に人事に自分のことをアピールするための材料としても、お礼状は機能しています。お礼状を出すことが少なくなった・出す人が少なくなった現代社会においては、むしろこちらのほうが目的としては大きいでしょう。また、出す人が少なくなっているからこそ、好印象を与えることもできます。
「近頃はお礼状も出さないやつが多いが、この人はしっかりしているなあ」となるのです。他の応募者がいて、他の応募者がお礼状を出していない場合には特に好印象になります。そのため、出しておいたほうが良いのです。
お礼状は丁寧に！ デキる転職者のお礼状のコツを紹介します
まずは基本的なポイントから
まずは基本的な書き方・ポイントをおさえましょう。まず、手書きで書く場合にはボールペンまたは万年筆を使って書かなければなりません。シャープペンシルや鉛筆など、消しゴムで消せるようなものはNGです。中でも、油性ボールペンが最も好ましいでしょう。万年筆は、水気などで消えたりかすれたりすることがあるので、できれば避けるべきです。
また、お礼状の文章は｢これでなければならない」というようなものではありませんが、必ず伝えるべきことはあります。それが、忙しい中面接に時間を割いてくれたことへのお礼です。面接日時をこちらの都合で変更してもらった場合などは、それについても触れる必要があります。
面接の当日もしくは翌日に出す
お礼状を出すタイミングは、面接の当日または翌日です。書くのはもちろん、面接の記憶が薄れていないホットなうちが良いので、面接のあったその日のうち。それからそのままの勢いで出すのも良いですし、翌朝用事をするついでに出すというのでも構いません。ただ、できるだけ早く出すほうが好ましいです。
メールもいいが、官製はがきだと好印象
お礼状は必ずメールもしくはハガキで出しましょう。電話でお礼を伝えるのは、タイミングもありますし、忙しい場合には迷惑になってしまいます。メールやハガキであれば、読むのはその人の自由なタイミングでいいため、相手の迷惑にもなりません。文章として残るのも良いところです。
メールかハガキか、どちらかといえばハガキのほうが好印象になります。特に、官製はがきがベストです。私製はがきは、面接時にラフだった施設であれば構いませんが、基本的には避けるべきでしょう。
さらっと簡潔に書いてしまう
文章は、簡潔であればあるほど美しいです。ダラダラ書かれていては、読むほうも大変になります。感謝の気持ちを簡潔に、さらっと書いて終わりましょう。ただ、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます｣という言葉だけは冒頭で書いておかなければなりません。
その後、「お忙しい中お時間を割いていただき・・・」と時間を割いてくれたことに対しての感謝を述べます。その後にワンセンテンス程度で面接の感想を述べ、最後に敬具で締めて終わり。これくらい簡潔なくらいが、ちょうど良いのです。
